カオスなデスクトップにしない整理術
カオスなデスクトップになっている人を見かけます。
Macに限った話ではないのですが、こんな人は整理した方が良いと伝えても、本人は大丈夫と言います。
そして、ファイルが無いと言いながら何時も探しています。
カオスでなくてもファイルを無くした経験は誰にでもあるはず
デスクトップを散らかすとメモリーも無駄に使用するし、良い事なんてありません。そこまで酷く無くても、ファイルを探すのに大変な思いをした事のある人も少なく無いと思います。
自身も流石にデスクトップをカオスにした事はありませんが、ファイルを無くして探す事もありました。
こうしたファイルは、他の人からのデータである事が殆どで、ファイル名の付け方等のルールが自分とは異なるので探すのも厄介です。
ただし、ファイル名を勝手に変えてしまうと、今度はその人と話をする時に噛み合なくなるので無闇に変える事も避けたいです。
そんな無駄な作業を減らす簡単なファイリング方法があります。
1. 予めフォルダーを準備しておく
実は、何処にどのファイルを入れろと予め準備されていると、人間は以外とそれに従います。
仕事で使用されるファイルの種類は、どの様な仕事でも大凡決まっていると思いますので、その書類の種類毎にフォルダーを予め作って準備しておきます。例えば、新規プロジェクトのフォルダーを作り、その中に企画書、資料、素材、見積り等のフォルダーを作ります。
これを書類フォルダーや仕事のファイルを納めているフォルダー等の分かりやし場所に置いておきます。
そして新たなプロジェクトが来た時に、このフォルダーを指定してメニューバーのファイルから複製（⌘＋D）を行います。
中のフォルダーまで複製されたフォルダーができ、新たなプロジェクト名を入力すれば準備完了です。
2. 分かっているが長続きしない人の為に
準備したフォルダーをそのまま使ってしまったり、消してしまい長続きしない人は、以下の二つの設定も合わせて試してみてください。メニューバーのファイルから情報を見る（⌘＋I）
以下の操作を行います。
○ラベルを付け色を付けて目立たせる○ロックをかけて削除できない様にする。
上記は複製されたフォルダーにも有効なので、複製されたフォルダーは上記を解除するしてから使用すします。
解除する一手間が必要ですが、これなら誤って準備したフォルダーをそのまま使ってしまったり、消してしまう事を防げます。
因に、私はロックはしないで、ラベルだけ使用しています。
Spotlightコメントも同時に使うと便利
また、情報ウインドウ上部のSpotlightコメントに、フォルダーを作成した日付を入力しておくと、手帳等を見ながら日付で検索できます。この場合は半角英数に／などの書式を統一させないとあとから検索できなくなります。
Spotlightコメントはフォルダーだけでなくファイルにも使用できるので、誰から何月に位を入力しておくと探すのが早くなります。
日付まで入れると逆に探しづらい時もありますので、更に分けたい場合には上旬、中旬、下旬や１週目、２週目などが個人的には丁度良い感じです。
3. 問題なのが他の人からのデータ
基本的には名前を付けたフォルダーを作り、まとめてそこに入れますが、同じファイル名で何度もデータを渡されると上書きしてしまう危険があります。自分ではこれを避け、相手に手間をかけさせない様にする為に、自分で作ったファイルは全てファイル名に年月日を入れ、１日に何度もやり取りする場合には、通し番号を入れてます。
では、他の人から来たファイルはどうするのか？
数が少なければ手で入力すれば良いですし、Mac付属のAutomatorでもリネームは出来ますが、ちょっと面倒なのでそんな時に簡単にリネームできるお勧めのアプリがあります。
自動処理するには“Shupapan”（フリーウェア）が便利です。
作業しているデスクトップではない所にShupapanのウィンドウを開いておいて、メールやUSBで渡されたデータに日付通番号がなければ、これにドロップするだけです。日付と連番を付けたい場合にはメニューを変更して２回ドロップする必要があります。